L’event management, également appelé gestion d’événements, consiste à superviser, gérer et diriger tous les processus et toute la logistique entrant en jeu avant et pendant un événement. Celui-ci peut être n’importe quel type de rassemblement organisé : conférence, mariage, gala de charité, etc.
Les event managers s’occupent de tout mettre en œuvre pour que l’événement se passe dans les meilleures conditions. Ils font en sorte de suivre un event planning qui comprend le déroulement des étapes et le rôle de chaque acteur. Ils gèrent donc le personnel, les finances, ainsi que les relations avec les divers fournisseurs.
Si vous souhaitez vous lancer en tant qu’event manager/gestionnaire d’événements, alors cet article est parfait pour vous. Voyons donc précisément en quoi consiste l’event management, son fonctionnement, son rôle, ainsi que les compétences nécessaires pour réussir dans ce domaine.
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L’event management en détail
L’event management est un ensemble d’actions qui se basent, tout d’abord, sur une idée précise et claire liée à un domaine déterminé. Cette idée est généralement connue sous le nom d’event concept.
Une fois l’event concept fixé, l’event manager s’occupe de gérer la logistique globale de l’événement. Celle-ci peut être conséquente, diverse et variée, comme elle peut représenter de simples formalités aisément réalisables. Tout dépend de l’envergure et de la portée dudit événement. Elle se résume généralement à travailler avec le personnel qualifié, préciser les tâches de chacun et diriger le projet événementiel dans son ensemble.
Certaines responsabilités peuvent parfois s’ajouter, comme la gestion du budget alloué à chaque fonction et la supervision des services de tous les fournisseurs et professionnels externes, y compris les event planners planificateurs d’événements.
Comment fonctionne l’event management ?
La gestion de l’événement est cruciale pour le bon déroulement de celui-ci. Les responsabilités d’un event manager sont transversales et peuvent toucher plusieurs domaines différents. Son rôle n’est donc pas à prendre à la légère.
L’event management se déroule sur plusieurs étapes, dont certaines se suivent chronologiquement parlant, tandis que d’autres se chevauchent dans le temps. Mais le plus important à retenir est que l’event manager est tenu de satisfaire toutes les fonctions nécessaires en accordant un temps précis à chacune d’entre elles.
Voici donc une liste non exhaustive des principales missions d’un gestionnaire d’événement :
- Construire une feuille de route opérationnelle afin de décrire au mieux la stratégie à suivre ;
- Sélectionner avec soin et réserver les lieux où se déroulera l’événement ;
- Choisir et coordonner les fournisseurs et les professionnels externes ;
- Engager, éventuellement, des intervenants intéressants et convenables à des fins de divertissement ;
- Préparer une organisation optimale du stationnement et des divers transports ;
- Obtenir les permis et les autorisations nécessaires, ainsi qu’une assurance appropriée ;
- Faire en sorte de rester conforme aux normes en vigueur concernant la santé, l’hygiène et la sécurité ;
- Elaborer et prévoir des plans d’urgence en cas d’imprévus ;
- Se préparer à gérer de possibles situations de crise ;
- Concevoir un plan de sécurité ;
- S’occuper du suivi de l’événement pendant le déroulement de celui-ci.
Les entreprises faisant appel à un service d’event management peuvent même demander d’évaluer et d’adapter une communication marketing prévue, afin de satisfaire les attentes d’un certain public ou d’un certain marché.
Le rôle des agences d’event management
Les agences ou sociétés de gestion d’événements sont très couramment sollicitées afin d’organiser des mariages ou des événements. Mais d’une manière un peu moins fréquente, elles peuvent être engagées dans le but de planifier, gérer et exécuter des conférences de presse ou des réunions d’entreprise à grande échelle. Les réunions en petit comité, les grandes fêtes, les événements sportifs ou encore les fêtes d’anniversaires sont également des événements qui peuvent avoir besoin de faire appel à une agence d’event management.
Les diverses entreprises, les associations, les organisations à but non lucratif, ainsi que les entités gouvernementales utilisent toutes des agences de gestion d’événements pour organiser et gérer ceux qu’elles veulent mettre en place ou pour coordonner des réunions importantes.
De plus, la fonction de gestion d’événements peut quelques fois se trouver au niveau du département marketing d’une entreprise, au sein des relations publiques ou encore exister en tant que département à part entière.
Quelle est la différence entre event manager et project manager ?
Bien qu’ils soient étroitement liés et que les gens les confondent souvent, ces deux métiers sont assez distincts et ceux qui les exercent peuvent avoir des responsabilités différentes. Nous allons donc voir maintenant les points essentiels concernant la divergence entre ces deux professions.
Les facteurs impactant le déroulement du travail d’un project manager sont différents de ceux qui affectent l’event manager. En effet, le gestionnaire de projet doit prendre en compte les relations internes, les outils de gestion et le réseau de planification, ainsi que le risque de la non-conformité de gestion. Le gestionnaire d’événement, par contre, est tenu de considérer les facteurs financiers, la publicité, l’endroit et le moment, dans le respect des délais.
Enfin, le processus de la gestion de projet inclut le lancement, le suivi, la planification, le contrôle et la clôture. Le processus de la gestion d’événement, quant à lui, comprend l’initiation, la planification, la mise en œuvre, le déroulement de l’événement et finalement la clôture sans la dimension de suivi des résultats qu’on retrouve dans la gestion de projet.
Quelle formation choisir pour devenir event manager ?
Si vous souhaitez devenir event manager, envisagez d’intégrer une formation bachelor management, car c’est un diplôme très demandé par les recruteurs pour ce poste. Mais il y a évidemment d’autres formations que vous pouvez choisir de faire, dont voici une liste :
- Bachelor management ;
- Bachelor événementiel ;
- Licence professionnelle avec une spécialisation en événementiel ;
- Master en communication événementielle ;
- Master en management événementiel ;
- Diplôme en communication ou management spécialisé en événementiel, délivré par une école de management post bac ou de commerce, au bout de 4 ans d’études.
Quelles sont les compétences nécessaires pour travailler dans l’event management ?
Avant de vous lancer en tant qu’event manager, il vous est conseillé de débuter dans un autre métier lié au management et à la communication. Vous pourrez ainsi acquérir une expérience professionnelle dans un poste d’assistant au sein d’une agence événementielle. Cette expérience vous permettra de développer et de consolider vos connaissances acquises lors du cursus estudiantin et représentera un réel avantage quand vous postulerez. Par ailleurs, pour occuper le poste d’event manager, il faut assurément avoir d’excellentes compétences organisationnelles afin d’arriver à accomplir les différentes tâches de manière méthodique et planifiée. Il faudra également posséder de très bonnes connaissances en marketing et en communication pour pouvoir intégrer des méthodes de développement commercial spécialisé et satisfaire les exigences du client.
De plus, il est nécessaire de connaitre la gestion budgétaire, économique et financière ainsi que l’analyse documentaire et maitriser les logiciels informatiques spécifiques au domaine, afin d’être capable, éventuellement, d’élaborer un projet web innovant.
On retrouve également parmi les compétences recherchées chez un event manager la maitrise de l’anglais. Vous devrez donc posséder cet atout afin de pouvoir converser avec les clients étrangers et comprendre les notes, documents, e-mails rédigés en anglais et nécessaires à la réalisation des activités.
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