L’event management : Qu’est-ce que c’est ?

L’event management, ou gestion d’événements, consiste à superviser, gérer et diriger tous les processus et la logistique avant et pendant un événement — conférence, mariage, gala, salon… Définition, fonctionnement, rôle et compétences pour réussir dans ce domaine.

Les event managers mettent tout en œuvre pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions. Ils suivent un event planning détaillant les étapes et le rôle de chaque acteur, et gèrent le personnel, les finances et les relations avec les fournisseurs. Pour vous lancer, découvrez les métiers de l’événementiel.

L’event management en détail

L’event management part d’une idée précise liée à un domaine déterminé : l’event concept. Une fois ce concept fixé, l’event manager gère la logistique globale de l’événement : travailler avec le personnel qualifié, préciser les tâches de chacun et diriger le projet événementiel dans son ensemble.

S’y ajoutent souvent la gestion du budget alloué à chaque fonction et la supervision des fournisseurs et professionnels externes, y compris les event planners (planificateurs d’événements).

Comment fonctionne l’event management ?

La gestion de l’événement est cruciale pour son bon déroulement. Les responsabilités de l’event manager sont transversales et touchent plusieurs domaines. Le processus se déroule en plusieurs étapes, certaines chronologiques, d’autres simultanées. Voici ses principales missions :

• Construire une feuille de route opérationnelle décrivant la stratégie à suivre ;
• Sélectionner et réserver les lieux de l’événement ;
• Choisir et coordonner les fournisseurs et professionnels externes ;
• Engager d’éventuels intervenants pour le divertissement ;
• Organiser le stationnement et les transports ;
• Obtenir les permis, autorisations et assurances nécessaires ;
• Respecter les normes de santé, d’hygiène et de sécurité ;
• Élaborer des plans d’urgence et se préparer aux situations de crise ;
• Concevoir un plan de sécurité et assurer le suivi pendant l’événement.

Les entreprises peuvent même demander d’évaluer et d’adapter une communication marketing pour satisfaire les attentes d’un public ou d’un marché.

Le rôle des agences d’event management

Les agences de gestion d’événements organisent mariages et événements, mais aussi conférences de presse et réunions d’entreprise à grande échelle, événements sportifs, grandes fêtes… Entreprises, associations, ONG et entités gouvernementales y font appel. La fonction peut aussi exister au sein du département marketing, des relations publiques, ou en tant que département à part entière.

Quelle est la différence entre event manager et project manager ?

Souvent confondus, ces deux métiers sont distincts. Le project manager prend en compte les relations internes, les outils de gestion, le réseau de planification et le risque de non-conformité. L’event manager, lui, considère les facteurs financiers, la publicité, le lieu et le moment, dans le respect des délais.

Le processus de gestion de projet inclut lancement, planification, suivi, contrôle et clôture. Celui de la gestion d’événement comprend l’initiation, la planification, la mise en œuvre, le déroulement et la clôture — sans la dimension de suivi des résultats propre à la gestion de projet.

Quelle formation choisir pour devenir event manager ?

Pour devenir event manager, envisagez un Bachelor management ou événementiel, diplômes très demandés par les recruteurs. Autres voies possibles :

• Bachelor management ;
• Bachelor événementiel ;
• Licence professionnelle spécialisée en événementiel ;
• Master en communication événementielle ;
• Master en management événementiel ;
• Diplôme en communication ou management spécialisé, délivré par une école post-bac (Bac+4/5).

Quelles compétences pour travailler dans l’event management ?

Il est conseillé de débuter comme assistant au sein d’une agence événementielle pour acquérir de l’expérience. Le poste exige d’excellentes compétences organisationnelles, de solides connaissances en marketing et communication, ainsi que la maîtrise de la gestion budgétaire et financière et de l’analyse documentaire. La maîtrise de l’anglais est également un atout majeur pour échanger avec des clients étrangers.

Questions fréquentes

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